Oogsttijd KIK-V binnen handbereik
Uitkomsten tussentijdse meting KIK-V Verpleeghuiszorg
Het programma KIK-V werkt sinds 2018 in de verpleeghuissector aan efficiënte en effectieve uitwisseling met ketenpartijen van gegevens over kwaliteit en bedrijfsvoering. In het laatste kwartaal van 2022 voerde het programma een ‘1-meting’ uit onder zorgaanbieders die bekend zijn met KIK-V. Daaruit blijkt dat KIK-V nu nog relatief veel aandacht vraagt. Zorgaanbieders verwachten dat de investering zich snel zal terugbetalen. Volgens hen ligt de oogsttijd binnen handbereik.
Om bij de start van KIK-V in beeld te krijgen hoe zorgaanbieders (kwaliteits)informatie vastleggen, verzamelen en aanleveren, voerde het programma in 2019 een 0-meting uit bij ruim 30 zorgaanbieders. Daarbij bekeken zij hoe zorgorganisaties te werk gaan en welke systemen ze daarbij benutten. De nadruk lag op de aanlevering van gegevens vanuit het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg aan de Openbare Databse (ODB) .
Deze nulmeting resulteerde in het Bevindingendocument nulmeting KIK-V.
Systematiek voor optimale informatie-uitwisseling
Afgelopen jaren is vanuit KIK-V met de ketenpartijen een systematiek ontwikkeld om de informatie-uitwisseling tussen zorgaanbieders en ketenpartijen te optimaliseren. Door informatievragen op elkaar af te stemmen en zoveel mogelijk uit te gaan van de gegevens die zorgorganisaties zelf toch al gebruiken en vastleggen, wordt de informatie-uitwisseling verbeterd, vereenvoudigd en efficiënter ingericht. De afspraken zijn neergelegd in de Afsprakenset KIK-V en Uitwisselprofielen. Inmiddels werken ongeveer 125 zorgaanbieders aan de implementatie van de KIK-V-werkwijze.
Ervaringen bij aanlevering gegevens aan ODB
Om een beeld te krijgen van de actuele situatie is als vervolg op de 0-meting in het laatste kwartaal van 2022 een tussentijdse meting uitgevoerd onder zorgaanbieders die bekend zijn met KIK-V. Deze meting concentreerde zich op de aanlevering van gegevens aan de Openbare Database (ODB) van Zorginstituut Nederlanden het op dat moment vastgestelde uitwisselprofiel (ZIN aanlevering ODB 1.1).
Deelnemende zorgaanbieders verwachten dat de inspanningen voor KIK-V op den duur zullen lonen. Zij voorzien positieve effecten dankzij hergebruik van data en lagere administratieve lasten bij de aanlevering van verantwoordingsinformatie.
De deelnemers zijn zich bovendien bewust van het belang en effect van datakwaliteit, ook op hun (interne) processen: “Het besef is toegenomen van wat datakwaliteit (-voor de eigen organisatie-) betekent en wat het bijhouden van data voor gevolgen heeft.” De meeste deelnemers aan de tussentijdse meting geven aan dat zij op dat moment nu nog geen reductie ervaarden van de administratieve lasten. Zij zijn wel positief over KIK-V en verwachten meer effect van hun inzet te zien bij uitbreiding van KIK-V naar meerdere aanleveringen (uitwisselprofielen), omdat ze dan dezelfde brondata kunnen gebruiken voor beantwoording van andere vragen van afnemers.
Ideaalplaatje blijft zichtbaar
In totaal deden 37 zorgaanbieders mee aan de tussentijdse meting over KIK-V. De deelnemers zien meerwaarde in de systematiek KIK-V om te voldoen aan hun aanleververplichtingen: “Ik zie nog steeds het ideaalplaatje en kan me daar ook nog in vinden.”
Zij signaleren in meerderheid dat KIK-V op moment van de tussentijdse meting relatief veel inspanning vraagt op het gebied van datakwaliteit en infrastructuur, terwijl de opbrengst nog gering is. Dit komt doordat dat er ten tijde van de meting alleen nog gewerkt kon worden met slechts één uitwisselprofiel. Zorgaanbieders verwachten dat de opbrengsten toenemen wanneer meerdere uitwisselprofielen in gebruik genomen worden. Zorgaanbieders zien wat er mogelijk is en willen hier dan ook in investeren. Er is vertrouwen bij zorgaanbieders in het programma en zij willen er daarom ook mee doorgaan. Het programma KIK-V is momenteel bezig met het implementeren van meerdere recent vastgestelde uitwisselprofielen, het uitbreiden van een bestaand en het ontwikkelen van een nieuw uitwisselprofiel.
Administratielast omlaag brengen
De investering die zorgaanbieders nu doen in tijd en capaciteit, betaalt zich naar verwachting op (korte) termijn sterker terug, en wordt daarmee meer de moeite waard. Deelnemers aan de tussentijdse meting benoemen dat de administratielast nog steeds een belangrijke drijfveer is bij het zoeken naar een andere werkwijze voor informatie-uitwisseling rond verplichte aanleveringen: “Ik [directeur zorg met verpleegkundige achtergrond] heb het gevoel dat ik alleen nog maar bezig kan zijn met administratie. De directe contacten met mijn bewoners en medewerkers zijn hierdoor minder geworden.”
Combinatie van KIK-V en eigen ICT
Zorgaanbieders hebben positieve verwachtingen over de inzet van een Datastation as a Service (DaaS) voor de elektronische uitwisseling van gegevens: De inzet van KIK-V draagt positief bij aan de eigen datavolwassenheid van de zorgorganisaties.
Ook zien zorgaanbieders mogelijkheden in een combinatie van KIK-V met (aanpassingen die ze zelf al doen in) hun eigen automatisering. Verschillende aanbieders zijn zelf al een eind op dreef met het inrichten van hun eigen ICT naar de eisen van de verschillende uitvragers. Zij verwachten dat de combinatie van de werkwijze KIK-V met een verdere verbetering van de eigen datakwaliteit en een effectiever ontsluiting van deze data een positief effect zal hebben op de uitwisseling van gegevens.
Kosten soms te hoog
Kleinere zorgorganisaties die nog weinig geautomatiseerd administreren, geven aan dat ICT aanpassingen voor hen minder verlichting brengen: als een organisatie nu minder gebruik maakt van ICT, vraagt een aanpassing of uitbreiding naar KIK-V misschien meer dan het oplevert: “Als kleine organisatie zijn de kosten van het aanpassen van de gebruikte applicaties hoger dan de inspanning die het nu kost om handmatig de gegevens boven water te halen.” Om ervoor te zorgen dat KIK-V voor alle zorgorganisaties van toegevoegde waarde is, groot of klein, is hier specifiek aandacht voor.