Informatiebehoefte beïnvloedt tijdsbesparing door KIK-V
Als een van de grootste VVT-organisaties in Noord Holland kenmerkt De Zorgcirkel zich niet alleen door zijn omvang. Het is ook een nieuwsgierige zorgorganisatie die door nauwe samenwerking met partners uit het onderwijs, onderzoek en zorg (wetenschappelijke) kennis wil benutten en delen. Geen wonder dus dat De Zorgcirkel deel uitmaakt van de veertig KIK-V-koplopers. Chief Information Officer (CIO) Marco Jansen vertelt over de stappen die zijn gezet en kijkt vooruit.
Ruim drie jaar geleden startte Marco Jansen als CIO bij De Zorgcirkel, de zorgaanbieder die met ruim 4500 medewerkers en 9000 cliënten tot een van de grootste VVT-organisaties in Noord Holland behoort. Samenwerking op het gebied van informatietechnologie ziet hij als kritieke factor voor de toekomst. “Zonder collectieve afspraken over standaarden en uniforme gegevensuitwisseling is het onmogelijk om de zorg goed en toegankelijk te houden.”
Drijfveer
Deze overtuiging was ooit de reden dat hij na zijn studie Verpleegkunde overstapte naar de wereld van de medische informatica. In 2020 heeft De Zorgcirkel deelname aan het KIK-V-programma voor het eerst verkend. Aangemoedigd door het nieuwe bestuurslid Tiana van Grinsven, tevens voorzitter van de KIK-V-Ketenraad, is De Zorgcirkel sinds najaar 2022 een van de veertig koplopers van het programma.
De aansturing van het KIK-V-programma heeft De Zorgcirkel ondergebracht in een stuurgroep die naast Marco bestaat uit de manager Kwaliteit en Veiligheid, de manager Finance & Control en een afgevaardigde van het programma KIK-V. “Deze brede betrokkenheid borgt dat KIK-V niet louter een ICT-aangelegenheid is” stelt Marco. ”Tegelijkertijd is de groep klein en bekwaam genoeg om adequaat te kunnen beslissen.”
Projectgroep
Ook de projectgroep is breed en tegelijk efficiënt samengesteld. De kern bestaat uit de business-architect en de functioneel beheerder van de business intelligence-tool en op afroep de beheerders van de kernapplicaties voor de HR, het cliëntdossier en de financiële systemen deel aan de projectgroep.
Inmiddels is duidelijk dat de informatiehuishouding van De Zorgcirkel nog niet volledig is toegerust op de beoogde automatische gegevensuitwisseling, omdat nog niet alle gegevens worden geregistreerd in de bronapplicaties. “Dat betekent dat de aanlevering van sommige gegevens handmatig zullen worden ingevoerd, zoals voorheen gebruikelijk was. Andere gegevens, zoals financiële en HRM gegevens, kunnen wel rechtstreeks via de DaaS en onze BI-tool aangeleverd worden.
“Iedere zorgaanbieder zal op een zeker moment deze stap moeten gaan zetten, lang uitstellen heeft geen zin”
Compacte toelichting
Dat de gegevensuitwisseling deels handmatig zal moeten verlopen, is behalve een constatering ook een selectiecriterium voor de keuze van een DaaS. Recent organiseerde De Zorgcirkel drie aaneengesloten sessies om de keuze voor de DaaS voor te bereiden. “Gedurende één middag kregen we van alle DaaS-aanbieders een compacte toelichting. Nu we de mogelijkheden van de aanbieders goed kunnen leggen naast onze situatie en behoeftes, is de keuze voor de DaaS vrij eenvoudig. Binnenkort hakken we de knoop door.”
Investering
Het ontbreken van met name gegevens over kwaliteit, betekent dat De Zorgcirkel in juni handmatig nog niet optimaal zal profiteren van de verminderde administratielasten. Marco ziet de tussensituatie als een investering: “Het registreren kost nu weliswaar wat meer inspanning maar op termijn gaat het ons hopelijk tijd opleveren. Tijd die dan ten goede komt aan de patiëntenzorg. We hebben met KIK-V afgesproken dat we de tijd, die we hopelijk besparen, zullen monitoren in een business case. De insteek van KIK-V, namelijk het standaardiseren van de verantwoordingsinformatie aan diverse ketenpartijen, is goed, maar de tijdsbesparing zal ook afhangen van de informatiebehoefte van de ketenpartijen”.
Daarnaast ziet Marco de inspanningen van De Zorgcirkel als leerzame lessen voor organisaties die later zullen aansluiten bij het programma KIK-V. “Iedere zorgaanbieder zal op een zeker moment deze stap moeten gaan zetten, lang uitstellen heeft geen zin.”