Geautomatiseerd gegevens uitwisselen? Zo pakken vier huizen in regio Haaglanden het aan
Vier kleine VVT-organisaties in regio Haaglanden werken samen aan de implementatie van KIK-V. En met succes. In een vlot tempo brengen ze hun data op orde en treffen ze alle voorbereidingen voor het geautomatiseerd uitwisselen van gegevens. Als samenwerkingsverband zijn ze een van de veertig KIK-V-koplopers. Guus Brinkel, ICT-consultant en projectleider, vertelt over de voortvarende KIK-V-uitrol van het samenwerkingsverband in Regio Haaglanden.
Niet lang nadat de corona enigszins geluwd was, besloten vier VVT-zorgaanbieders in Regio Haaglanden - Mr Visserhuis, Oldael, SWZ en Van Ommerenpark - de implementatie van KIK-V gezamenlijk op te pakken. De stuwende kracht van dit project is Guus Brinkel. Eerder bekleedde Guus internationale functies op het gebied van informatiemanagement en automatisering. Hij onderbrak zijn prepensioen toen hij door het Mr Visserhuis werd gevraagd om zich als lid van het MT te buigen over ICT-infrastructuur en facilitaire zaken. Sinds enkele maanden werkt hij aan de KIK-V-implementatie binnen het samenwerkingsverband.
Nieuwe eisen
De motivatie van het samenwerkingsverband om als koploper mee te doen, komt vooral voort uit de eisen die vanaf 2025 gelden voor gegevensuitwisseling. Alles moet dan digitaal. Een verstandige maar ook forse stap, zeker voor een sector waar ICT-ontwikkelingen langzaam gaan, meent Guus. “Om te kunnen voldoen aan die verplichting moeten alle computersystemen op elkaar aansluiten. En daar zit nog een behoorlijke uitdaging.”
Om het hele proces goed te kunnen doorgronden doorliep Guus zelf alle stappen die nodig zijn om de gegevens voor de indicator Personele samenstelling te kunnen aanleveren. Ook organiseert hij regelmatig workshops voor alle betrokken die in de vier huizen werken aan gegevensuitwisseling. Samen met het team ontwikkelt hij oplossingen voor de knelpunten die ze tegenkomen en de ontbrekende functionaliteiten. Zoals een spreadsheet om ook de uren van de vrijwilligers te kunnen doorgeven. Of een manier om ook externe medewerkers te kunnen rapporteren.
Datamapping
Voor de onderdelen van het uitwisselprofiel Zorginstituut Nederland aanlevering ODB, Personeelssamenstelling en Basisveiligheid, werkt het samenwerkingsverband aan de zogenoemde datamapping: het inventariseren van gegevenselementen uit verschillende bronsystemen en waar nodig oplossingen vinden voor gegevens die niet in bronsystemen voorkomen. Het Mr Visserhuis heeft dit inmiddels volledig in kaart gebracht voor de personeelssamenstelling. De uitrol over de andere drie huizen van het samenwerkingsverband is nu eenvoudig. Voor de datamapping voor het onderdeel Basisveiligheid loopt SWZ voorop. Ook deze uitrol zal binnenkort starten.
Guus ziet dit proces van datamapping en gegevensordening als een bijkomend voordelen van KIK-V. “Het levert een helder beeld op van de organisatie en geeft feiten in handen om op basis van data te sturen”.
Deadline
Het samenwerkingsverband heeft inmiddels NLcom gekozen als DaaS-leverancier en is ook volop in overleg met de leveranciers van de bronsystemen, zoals Nedap en ONS. Het ziet er naar uit dat het samenwerkingsverband ruim op tijd klaar is voor de gestelde datum van 27 juni 2023. Dit is de datum dat de koplopers voor het eerst de gegevens automatisch moeten aanleveren bij de ketenpartijen.
Maar zijn de ketenpartijen er dan ook klaar voor? “Daar heb ik geen zicht of invloed op. Maar om het enthousiasme en de inzet vast te houden, is dat wel belangrijk". Guus schetst dat de kwaliteitsmedewerkers en secretaresse in zijn team voorheen – ieder voor zich - ploeterden om de gegevens aan te leveren. Nu werken ze eensgezind aan een klus die een stuk eenvoudiger is. “De kwaliteit wordt beter en we leggen een goed fundament voor meer data-uitwisseling".
Lerend proces
De bevindingen en suggesties van het samenwerkingsverband vinden hun weg naar KIK-V, met als doel dat ze ten goede komen aan het gehele programma. Sowieso stuurt Guus aanbevelingen en denkt hij constructief mee. “Dat zie ik als mijn taak als koploper. Het is een lerend proces en iedereen kan profiteren van onze lessen, én oplossingen.”
KIK-V koplopers
Veertig zorgaanbieders nemen als koploper deel aan het programma KIK-V. Ze hebben zich verbonden om het traject af te ronden en hun kennis en ervaringen te delen. Van KIK-V krijgen ze extra ondersteuning bij het realiseren van de DaaS. Er zijn grote en kleine koploperorganisaties en ze bevinden zich verspreid over Nederland. In een reeks artikelen volgen we de weg die verschillende koplopers afleggen.