“KIK-V past goed bij ons streven om datagedreven te werken”
Rian van Dinter is adviseur beleid en kwaliteit bij Zorggroep Sint Maarten. Ze zoekt voortdurend naar efficiënte processen die de dienstverlening ondersteunen. Een jaar geleden kwam ze in aanraking met KIK-V. Na een inspirerende informatiesessie overtuigde ze haar Raad van Bestuur om de mogelijkheden van KIK-V te onderzoeken.
Jij zag snel de pluspunten. Kostte het moeite om de organisatie ‘mee te krijgen’?
“Dat viel wel mee. Zorggroep Sint Maarten streeft naar meer datagedreven werken. We zijn bezig met de implementatie van het nieuwe Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en de nieuwe Business Information (BI)-tool. Gestandaardiseerde informatie-uitwisseling via KIK-V past goed bij dit traject. Ik heb daarom een memo geschreven voor de Raad van Bestuur om KIK-V te introduceren. Ze gingen niet alleen akkoord met mijn voorstel, ik kreeg ook de vraag of ik de kar wilde trekken.”
Mooi, je mocht ervoor gaan! Hoe pakte je dat aan?
“Na wat inlezen heb ik deelgenomen aan een KIK-V informatiesessie. Vanaf dat moment heb ik twee van mijn ICT-collega’s betrokken om samen de scan voor Zorggroep Sint Maarten uit te voeren. Niet alleen omdat ze meer kennis hebben van informatiesystemen en de introductie van de BI-Tool en het ECD voorbereiden. Maar ook omdat ik echt wil samenwerken, niet langs elkaar heen. Omdat we gingen starten met de personeelsgegevens, is onze functioneel beheerder van AFAS en een collega die de voorgaande jaren de indicatoren heeft aangeleverd aan Desan, aangehaakt. Dus nog meer kennis en draagvlak. Onze scan hebben we laten verifiëren door het management, waarop we een fiat kregen om KIK-V uit te rollen."
Dat was dus een ‘Go’. Kreeg je vanaf dat moment voldoende ondersteuning van KIK-V?
"Zeker! KIK-V stelde op basis van onze zelfscan een op maat gesneden, helder startdocument op. We kregen ook een vaste KIK-V-adviseur, Laura Nagel. Zij begeleidt de kennissessies. In overleg met haar hebben we gekozen voor een passend instapniveau (het niveau waarop een organisatie met KIK-V begint red.): gedeeltelijk 1b en gedeeltelijk 2.
Los van de persoonlijke begeleiding zijn er veel handleidingen en instructiematerialen beschikbaar. Vooral in het begin was dat prettig, nu beschouw ik het als een ruggensteun omdat we steeds dieper in de systemen duiken. Het contact met Laura is hierbij onmisbaar, ze neemt ons stap voor stap mee."
Jullie Gap-analyse zit erop. Wat kwam daaruit?
"Kort gezegd: dat we al grotendeels volgens de afspraken werken, dus dat er bij ons geen grote ‘Gaps’ zijn. Het AFAS-systeem speelt daarbij een grote rol: veel personeelsgegevens kunnen daaruit automatisch ontsloten worden. Wel moeten we nog goed kijken naar de wijze waarop de gegevens van vrijwilligers zijn vastgelegd. Dat is een zinvol inzicht."
En nu? Waar staan jullie?
"Omdat het nog onbekend is wat de impact is op KIK-V van het nieuwe ECD en de BI-tool, hebben we in overleg met Laura ons traject even stilgezet. Na de zomer zijn ook de uitwisselprofielen voor DESAN vastgesteld."
Niet ontmoedigd?
"Nee, zeker niet. Het is sowieso een traject waar je niet voortdurend mee bezig bent. Laura zorgt steeds dat we voldoende bij de les blijven en nu is het beter om even te wachten op de uitwisselprofielen. Maar dat KIK-V waardevol is, staat voor mij vast. Op termijn zien we trends in de gegevens en dat geeft goede inzichten waar we misschien ook beleidsmatig iets mee kunnen. En nog belangrijker: door KIK-V kunnen we gegevens efficiënter registreren, die tijdswinst komt de zorg ten goede."
Heb je een les die je andere zorgaanbieders wilt meegeven over KIK-V?
"Betrek collega’s vanaf het begin, met name collega’s die kennis hebben van de informatiesystemen. Daarnaast: maak gebruik van de persoonlijke begeleiding die het programma KIK-V biedt. Zij hebben kennis van de stappen die moet zetten en ze houden je structureel aangehaakt."
Wil je KIK-V nog iets meegeven?
“Oei, nou misschien de tip om video’s te maken van bepaalde instructies en informatie. Uiteindelijk begrijp ik het altijd wel, maar als je iemand ziet voordoen, neem je het net wat makkelijker op.”