"Wij zijn er voor alle organisaties, voor iedereen is er een keuze"
Voordat zorgorganisaties besluiten om deel te nemen aan KIK-V kijken ze de kat uit de boom: wat gaat dit me opleveren? Zijn ze er eenmaal mee aan de slag, dan is 95% er tevreden over en ontdekt nieuwe mogelijkheden. Dat is wat de implementatie-adviseurs van het eerste uur, Barbara Elburg en Joost Wildenberg, de afgelopen 1,5 jaar hebben ervaren. Zij begeleiden zorgorganisaties bij de implementatie van KIK-V.
Al bijna een derde doet mee
Het percentage deelnemende verpleeghuizen staat op de dag van het gesprek, 25 mei, op 31,5. Van de 550 verpleeghuizen in Nederland zijn inmiddels 173 bezig met KIK-V. De naamsbekendheid ligt zelfs nog boven dat percentage. Joost en Barbara zijn er blij mee.
De ‘voorhoede’, zeggen ze, ondervindt extra voordelen van deelname. Barbara: "Steeds meer gegevensuitvragen worden straks overeenkomstig de Afsprakenset KIK-V gedaan. Door nu mee te doen kunnen organisaties ruim de tijd nemen om dat in te regelen. Ander voordeel is dat ze die werkzaamheden kunnen koppelen aan initiatieven waarmee ze misschien al bezig zijn, zoals de invoering van een elektronisch cliëntdossier bijvoorbeeld."
De strategie om de 550 verpleeghuizen te verleiden deel te nemen aan KIK-V is tweeledig. Joost: "We creëren duw- én trekkracht. Als een zorgaanbieder van zichzelf al gemotiveerd is om meer datagedreven te gaan werken, dan proberen we aan te sluiten bij waar hij mee bezig is. Is die motivatie er – nog – niet, dan maken we vooral de toegevoegde waarde van KIK-V duidelijk." Om de strategie kracht bij te zetten, zijn binnen KIK-V ondersteunende instrumenten ontwikkeld, zoals de Zelfscan, het Startdocument en de KIK-V-website.
Urgentie wordt meer gevoeld
In mei vorig jaar werden de resultaten bekend van de KIK-V-nulmeting. Daaruit kwamen 9 knelpunten (en evenzoveel aanbevelingen) naar voren in de uitwisseling van kwaliteitsinformatie in de verpleeghuiszorgketen. Die knelpunten beoogt KIK-V op te lossen. Het gaat om zaken als: gegevensuitvragen zijn onvoldoende op elkaar afgestemd, er vindt geen terugkoppeling plaats en er is een mismatch tussen de informatie waarop de organisatie stuurt en de indicatoren die externe partijen uitvragen. Joost: "Wij rapporteren consequent in hoeverre we vorderingen maken op deze knelpunten."
Hoewel de coronacrisis aanvankelijk voor problemen zorgde – presentaties en bezoeken bij verpleeghuizen waren niet meer mogelijk –, heeft zij KIK-V in zekere zin ook een duwtje in de rug gegeven. Barbara: "Verpleeghuizen moesten ineens veel actuele data opleveren: het aantal besmettingen, personeelsoverzichten in verband met de zorgbonus, dat soort informatie. De urgentie om je datahuishouding op orde te hebben, werd meer gevoeld."
Grote diversiteit
Het is de uitdaging, vinden de implementatie-adviseurs, om elke deelnemende organisatie voordeel te laten hebben van KIK-V. Joost: "Tussen zorgorganisaties is er een grote diversiteit. Enerzijds zit dat in de manier waarop ze met de gegevensuitvragen omgaan: de ene organisatie wil ze zo snel mogelijk afgehandeld hebben, de andere wil de data ook gebruiken voor verbeteringen in de eigen processen. Anderzijds zit er verschil in de mate waarin organisaties gedigitaliseerd zijn. De ene zorgaanbieder is daar veel verder in dan de andere."
Zo’n 30 tot 40 organisaties lopen ver voorop, zo is de inschatting. Bij de overige is er meer werk aan de winkel. Joost: "De kunst is het om organisaties een stap te laten maken waar ze iets aan hebben, zonder dat het intern te veel gedoe voor ze oplevert. Het moet niet zo zijn dat een kleine organisatie die bij wijze van spreken gegevens met de hand bijhoudt, opeens helemaal zou moeten gaan automatiseren. De voorspelbaarheid dat een uitvraag twee keer per jaar op dezelfde manier wordt gedaan, kan dan al een stapje richting meer digitalisering zijn."
Een van de oplossingen om de uitdaging van de diversiteit het hoofd te bieden, zit ‘m in de verschillende instapniveaus. "Wij zijn er voor alle organisaties, voor iedereen is er een keuze", benadrukt Barbara.
Meer inhoudelijke discussie
Een voordeel dat voor elke organisatie merkbaar kan zijn, ligt besloten in de eenduidige definities van de indicatoren die worden uitgevraagd. Het behoeft geen uitleg dat het handig is als iedereen hetzelfde verstaat onder zoiets als een ‘arbeidsovereenkomst’ of ‘aantal fte’s’.
Die eenduidigheid zwengelt een andere, meer inhoudelijke discussie aan, merken de adviseurs. Joost: "Je stuit ook op vragen als: wat vinden we goede zorg en zijn dit de indicatoren waarmee je die kunt meten? Die discussie valt niet binnen de scope van het KIK-V-programma, maar we geven die signalen wel door binnen de keten."
Barbara noemt nog een ander voordeel: tijdwinst. "Als een zorgmedewerker minder tijd kwijt is aan het bijhouden van gegevens, kan hij die tijd gebruiken voor het primaire proces: de zorg voor de cliënt."
De ervaring tot nu toe heeft tevens geleerd dat het loont om met een brede club mensen in je organisatie naar KIK-V te kijken. Joost: "Dus niet alleen met kwaliteits- of ICT-mensen, maar met meer partijen. Samenwerking zorgt voor versnelling en leidt ertoe dat een optimalisatie van je processen breder wordt gedragen."