"Wij denken en kijken liever mee vanaf het begin"
In de Gelderse Achterhoek zijn 4 zorgorganisaties druk bezig met KIK-V: Sensire, Azora, Stichting Zorgorganisatie Marga Klompé en De Gouden Leeuw Groep. We volgen hun vorderingen de komende maanden. Deel 1: Stichting Zorgorganisatie Marga Klompé. Floris Geessinck is sinds begin dit jaar informatiemanager bij zorgorganisatie Marga Klompé. Daarvoor was hij er 3 jaar data-analist. In die hoedanigheid was hij verantwoordelijk voor de gegevensaanleveringen.
De zorg nauwlettend volgen
Floris Geessinck: "Dat Marga Klompé een informatiemanager heeft aangesteld, is niet voor niets. Onze organisatie vindt informatiemanagement belangrijk. ICT en zorg zijn steeds meer afhankelijk van elkaar. Voorheen moest ICT er vooral voor zorgen dat de systemen goed en veilig bleven draaien. Nu moet ICT de zorg nauwlettend volgen en zo veel mogelijk faciliteren. Ik zie mijn functie als een vliegende keep, een brug: tussen ICT, business en zorg.
We doen aan KIK-V mee samen met andere organisaties in de Achterhoek. Ieder van ons kan het wiel opnieuw uitvinden, maar dat kost veel tijd. Bij andere projecten, zoals e-overdracht en PGO, merken we dat ook. Daar zijn bijvoorbeeld technische koppelingen voor nodig die je niet zelf kunt bouwen. Handig als je dat gezamenlijk laat doen en al in de beginfase bij softwareleveranciers aan tafel zit. Dan kun je meedenken. Datzelfde voordeel verwachten we ook van KIK-V. Anders moet je volgen wat al is bedacht; wij denken en kijken liever mee."
Geen appels met peren
"De aanlevering ging tot nu toe als volgt: ergens in de organisatie kwam een brief binnen met de mededeling dat we voor een bepaalde datum bepaalde gegevens moesten opleveren. Via-via kwam die bij mij terecht. Ik ging kijken: hoe hebben we dat vorig jaar gedaan? Je kunt op honderden manieren gegevens uit systemen halen. Je wilt dat het zoveel mogelijk dezelfde zijn zodat geen appels met peren worden vergeleken. Ik vroeg me vaak ook af: welke keuzes maken andere organisaties?
Een uitdaging was vaak: de gegevens over instroom, doorstroom en uitstroom van personeel. Vooral doorstroom: wanneer beschouw je iemand als doorgestroomd naar een hogere functie? Dat vergt handwerk. Ook niet makkelijk uit de systemen te halen is hoeveel fte’s je voor welk kwalificatieniveau hebt. En dan verzocht een vragende instantie soms ook om nét iets andere informatie als het jaar ervoor, of iets extra’s."
Nooit op automatische piloot
"Wij leveren verschillende soorten zorg. De gemeente vraagt ons naar gegevens over de thuiszorg die we vanuit de Wmo leveren. Een andere uitvraag betreft de gehele thuiszorg, een derde onze intramurale zorg en een vierde gaat over een deel van die intramurale zorg, de verpleeghuiszorg. Je moet aan iedereen verantwoording afleggen – terecht –, maar de focus is telkens anders. Het is niet supermoeilijk om de gegevens te leveren, maar het is tijdrovend omdat het nooit op de automatische piloot kan. Het kost gauw 2, 3 werkweken per jaar. Daarom willen we naar standaardisatie."
Afas
"Met de zelfscan die we hebben ingevuld, ontdekten we dat het in ieder geval goed is dat ons projectteam uit 4 mensen bestaat: een applicatiebeheerder, data-analist, kwaliteitsmedewerker en ik als informatiemanager. We vullen elkaar aan. Bij de zelfscan gaat het er niet om dat je dingen goed of fout doet. Hij dwingt je om na te denken over hoe dingen zijn geregeld. Onze volgende stap is het startdocument bespreken dat we van KIK-V krijgen. We gaan ook kijken of we de informatie die we voor KIK-V nodig hebben, uit ons personeelsadministratiesysteem, Afas, kunnen halen. Als dat zo is, dan weten we dat het lukt voor ons belangrijkste systeem. Een systeem overigens waar het merendeel van de zorgaanbieders mee werkt."
Over stichting Zorgcombinatie Marga Klompé
- Thuiszorg en intramurale ouderenzorg.
- 14 locaties in de Oost-Achterhoek (Aalten, Beltrum, Groenlo, Bredevoort, Laren, Lichtenvoorde, Lochem, Winterswijk).
- Ruim 2200 medewerkers.