Interview Karin Kortekaas: “Je kunt niet vroeg genoeg in de trein stappen”

Karin, goedemorgen. Fijn dat je ons te woord wilt staan over KIK-V en de ervaringen van jou en Omring met KIK-V. Om te beginnen, zou jij jezelf en de organisatie Omring kort willen voorstellen?

Ik ben Karin Kortekaas, ik werk als adviseur kwaliteit en veiligheid bij Omring. Omring is een VVT organisatie in de kop van Noord-Holland. We zitten ook op Texel, dus eigenlijk in het werkgebied boven Hoorn. Nou wij leveren zorg aan huis, wonen met zorg, we hebben revalidatiecentra en behandelteams en wij zijn een van de grootste organisaties in de ouderenzorg in Nederland. En we hebben al meer dan 100 jaar onze wortels in West-Friesland en in de kop van Noord-Holland en zoals ik zei ook op Texel. Bij Omring zijn ruim 3400 medewerkers werkzaam, 10.000 mensen ontvangen zorg thuis en 2200 mensen wonen bij Omring en 1000 mensen die bij ons revalideren. Verder hebben wij 55.000 Omring pashouders en ruim 2200 vrijwilligers en wij zijn alliantiepartner van VKZ Univé. En medewerkers en vrijwilligers vormen het hart van Omring.

Dankjewel. En jouw rol bij Omring is adviseur kwaliteit en veiligheid. En hoe ben jij in aanraking gekomen met KIK-V?

Ik heb nieuwsbrieven gelezen over KIK-V van onze brancheorganisatie ActiZ, maar ook van KIK-V zelf. En ja, op basis van die nieuwsbrieven hebben we op een gegeven moment zelf contact gezocht met Zorginstituut Nederland over KIK-V, omdat wij het een heel erg interessant onderwerp vonden. En zo is het balletje eigenlijk gaan rollen.

Mooi. En hoe, wat was in die tijd dat jullie dat contact zochten voor jullie de aanleiding? Hoe paste dat in de ambities waar jullie op dat moment mee bezig waren?

Nou Omring heeft een kwaliteitsdashboard en is datagedreven. We willen nog meer datagedreven worden, want daar zijn wel ontwikkelingsmogelijkheden voor Omring. En verder, ik zit even te denken hoe het ook alweer heet hoor. We hebben meegedaan aan de nulmeting, dus we zijn eigenlijk meteen ingesprongen in het proces van KIK-V. En toen hebben we ook al gesproken met medewerkers van Zorginstituut Nederland over dat er mogelijk nog een praktijktoets zou volgen. Daar hadden we ook wel interesse in. En vervolgens hebben we binnen Omring gezegd van we kijken stap voor stap wat er wordt aangeboden vanuit KIK-V en waar we op aanhaken en waar we niet op aanhaken. Dus we hebben meegedaan met de nulmeting en vervolgens met de praktijktoets.

En wat heeft jullie dat, in die periode dat jullie nu participeren, opgeleverd?

We hebben meegedaan met de zelfscan en daardoor is dus helder geworden hoe Omring ervoor staat als het gaat om organisatietype en zeg maar ook wat onze informatiseringsgraad is. Die zelfscan levert dan op van waar staat Omring, wat is de toegevoegde waarde van KIK-V voor Omring en waar kan KIK-V Omring ondersteunen zodat ook duidelijk is wat hebben we al op orde en wat moeten wij nog verder ontwikkelen om volledig te kunnen voldoen aan de kwaliteitsgegevens die voor de externe verantwoording dienen.

En dat inzicht heeft jullie geholpen. Heeft het jullie, dat wil ik eigenlijk weten, ook nog geholpen op een ander vlak dan alleen in relatie tot KIK-V en het implementeren van die afsprakenset?

Je wordt wel scherp op, als je ook bij het verzamelen van de kwaliteitsindicatoren, dan kijk je ook wel kritisch naar je eigen processen of die wel optimaal zijn ingericht om de kwaliteitsindicatoren die uitgevraagd worden op te leveren. En in die zin krabbelen wij onszelf wel eens achter de oren van nou ja, hebben we dat nu goed geregeld of kan het nog beter? Om een voorbeeld te noemen: wij werken onder andere met het resident assessment instrument, kortweg de RAI genaamd. En er wordt ook een indicator uitgevraagd over decubitusprevalentie. Dus ik heb wel geprobeerd om die indicator in RAI, in overleg uiteraard ook met mensen die over RAI gaan om dat verder aan te scherpen, zodat je echt de cijfers uit je systemen krijgt die je ook wilt hebben.

Ja, belangrijk. Inderdaad, dat is een mooi. Dat is inderdaad een belangrijk uitgangspunt, dat we gegevens aan de bron inderdaad meervoudig kunnen gebruiken. Dat is mooi dat dat ook daarin daadwerkelijk lukt. En het invullen van die zelfscan, heb je dat zelf gedaan? Heb je daar mensen bij betrokken uit je organisatie?

We hebben dat met een clubje uit onze organisatie gedaan. De bestuurssecretaris was betrokken en twee collega’s van het BI-team (business intellegence team) waren betrokken.
En een van hen is dan informatie-analist. De ander ook, maar die heeft ook als achtergrond functioneel applicatiebeheerder. Dus hij heeft kennis op beide gebieden, en ikzelf. Wij hebben met z'n vieren de zelfscan ingevuld en daar waren we ruim een uur mee bezig. En we zijn met elkaar in gesprek gegaan over de stellingen die in die zelfscan staan. Daar moesten punten aan worden toebedeeld en dan kon je kijken wat is je top 3. Dus al met al hebben we met elkaar een gezamenlijk beeld opgehaald en dat was dan het resultaat van de zelfscan.

Ja. Welke uitdagingen en kansen zie jij nog op de wat langere termijn? Je hebt ons net verteld wat het jullie nu heeft gebracht. Zie je nog mogelijkheden voor de lange termijn?

We hebben een kwaliteitsdashboard. En naast dat we zeg maar die gegevens gebruiken voor externe verantwoording willen we die ook gebruiken voor onze interne verbetercyclus. Dus ik droom ook nog wel van een specifiek dashboard over de ZIN uitvraag. Dat je alle indicatoren bij de hand hebt en dat je daarmee kunt spelen qua gegevens. Dat die gegevens ook vaker worden opgehaald dan één keer per jaar. Eigenlijk het liefst continu, zodat je real-time data hebt. Dus dat zie ik wel als uitdaging nog voor Omring. En wat ik ook nog wel een uitdaging vind is het uit de systemen halen van de procesindicatoren die in de uitvraag van de kwaliteitsindicatoren zit als het gaat om medicatiereview, maar ook het leren van medicatiefouten. Dat vind ik nog wel een uitdaging.

Ja inderdaad, ja.

En de uitkomstindicatoren dat lukt over het algemeen wel, maar die procesindicatoren dat is wat lastiger.

Ja, ja. Jullie zijn daar ook nu met mensen vanuit het programma KIK-V eigenlijk druk mee bezig. Bekijken op welke manier kunnen we dat nu het beste doen. Daar zijn informatiespecialisten van jullie bij betrokken om te kijken hoe we dat het beste uit het systeem kunnen gaan halen, met name die procesindicatoren.
Zie je daar ook een waarde van voor jullie als interne organisatie? Dus gericht op de uitvraag en het makkelijker kunnen voorzien in de uitvraag is een groot voordeel. Als je kijkt naar jullie interne organisatie wat zou …

Als ik kijk naar, intern noemen we het de ZIN uitvraag, de uitvraag van de kwaliteitsindicatoren en als ik kijk naar hoe dat nu gaat en hoeveel tijd en energie dat kost en als ik dan kijk naar de verwachte opbrengst van KIK-V dan zit daar een hele grote winst in. Zowel qua tijd als kwaliteit ook van gegevens. Nu kijkt elke organisatie hoe die het beste gegevens kan aanleveren en doet dat ook naar beste kunnen. Intern hebben wij ook wel gesprekken over de definities. Wat moet je precies verstaan onder een locatie bijvoorbeeld? Dus ik verwacht meer eenduidigheid binnen heel Nederland als het gaat om die definities. Dus in die zin levert dat ook een bijdrage aan de kwaliteit van data. En medewerkers hoeven bij Omring sowieso al geen lijstjes te turven als het gaat om de kwaliteitsindicatoren, maar ook organisaties die nog wel zeg maar handmatig data verzamelen. Als dat met één druk op de knop kan dan scheelt dat een hoop tijd, ja gewoon tijd. Dus daar zie ik wel een grote winst naar de toekomst toe. Wat mij betreft kan het niet snel genoeg gaan.

Hele mooie ambitie inderdaad, mooie ambitie. Nou zijn jullie al lang best in een vroeg stadium van het programma betrokken. Jullie lopen eigenlijk mee op de ontwikkeling die wij ook als programma doormaken. Er starten nu ook veel zorgaanbieders die eigenlijk voor het eerst in aanraking komen met KIK-V. Met de ervaring die jullie, die jij nu hebt, die jullie als Omring nu hebben: Zie jij kansen op het gebied van samenwerking tussen die organisaties die nu starten?

Ja, als zij administratief bijvoorbeeld verder zijn dan Omring, als wij daar wat van kunnen leren, zie ik daar zeker kansen. En ook organisaties die net zo ver zijn als Omring daar kunnen ook kansen zitten. En organisaties die iets minder ver zijn dan Omring zouden we eventueel kunnen helpen. En ook als ik kijk naar onze eigen organisatie bij Omring dan zijn wij best wel ver als het gaat om het opleveren van de kwaliteitsgegevens. Wij zijn in oktober vorig jaar natuurlijk gefuseerd met Vrijwaard. Die zijn nog handmatig aan het turven, dus ook daar proberen we bijvoorbeeld het proces van data verzamelen, maar ook de datakwaliteit op een hoger plan te krijgen. Dus daar ondersteunen we al zeg maar binnen onze eigen organisatie.

Mooi voorbeeld van hoe dat kan werken. Als laatste, heb jij een tip of advies aan zorgaanbieders die nu overwegen om te starten?

Ik zou zeker gaan starten. Je kan volgens mij niet vroeg genoeg in de trein zitten. Mede omdat nu ook het convenant is ondertekend, dus hoe je het wendt of keert, KIK-V gaat helemaal uitgerold worden binnen Nederland. En nu heb je de kans om begeleiding te krijgen ook vanuit KIK-V. En op een later moment, als jij laat in de trein instapt, dan zal je een ontzettend haastgevoel hebben van haal ik de trein nog wel of haal ik de trein niet. De ondersteuning zal dan wellicht ook wat minder aanwezig zijn.

Mooi. Dat lijkt me een mooi en een goed advies. Hartelijk dank voor je tijd Karin om ons mee te nemen in jouw en jullie ervaring.

Graag gedaan.