Afsprakenset in de praktijk getoetst
De afsprakenset KIK-V heeft als doel de uitwisseling van kwaliteitsgegevens slimmer en efficiënter te maken. Dat moet uiteindelijk tot minder administratieve lasten voor zorgaanbieders leiden. Maar hoe pakt de afsprakenset voor een zorgaanbieder uit in de praktijk? En hoe kunnen we deze afspraken het best in de praktijk implementeren? Voor een antwoord op deze vragen heeft KIK-V een aantal praktijktoetsen uitgevoerd.
Drie doelen
Voordat de eerste versie (1.0) van de afsprakenset wordt opgeleverd, toetsen we de conceptversies in de praktijk. We hebben de afgelopen maanden de praktijktoetsen uitgevoerd bij negen zorgaanbieders die zich hiervoor hadden aangemeld, zoals De Zorgcirkel en Zuyderland Zorgcentra. De negen organisaties vormen qua organisatieomvang, gebruikte systemen en regionale spreiding een goede vertegenwoordiging.
De praktijktoets dient drie doelen:
- We toetsen of de afsprakenset bijdraagt aan de doelstellingen van KIK-V.
- We toetsen de technische werking van de gegevensuitwisseling. (In deze ‘technische pilot’ gebruiken we een geanonimiseerde dataset van gegevens afkomstig uit een bronsysteem van een zorgaanbieder.)
- We toetsen wat het voor zorgaanbieders betekent als zij straks de KIK-V-werkwijze gaan implementeren.
We hebben getoetst op twee onderdelen van de afsprakenset: de modelgegevensset en uitwisselprofielen. In de modelgegevensset staat welke gegevens worden uitgewisseld. In deze eerste versie van de afsprakenset hebben de gegevens betrekking op de thema’s ‘personeelssamenstelling’ en ‘veiligheid’. In de uitwisselprofielen staat beschreven wat uitvragende partijen met deze gegevens doen en waar ze die voor gebruiken.
Online feedback verzamelen
Tijdens de praktijktoets keken we of zorgaanbieders aanpassingen moeten doorvoeren in hun processen of systemen. De praktijktoetsen zijn vanwege de corona-uitbraak volledig online uitgevoerd. We hebben interactieve online bijeenkomsten belegd met HR-medewerkers, kwaliteitsmedewerkers en informatiespecialisten van zorgaanbieders. Na een eerste algemene kick-offsessie zijn we in kleinere expertsessies per onderwerp de diepte in gegaan. Afsluitend is in een algemene sessie teruggeblikt op de uitkomsten van de toets en hebben we gekeken wat de impact van de implementatie voor de eigen organisatie is.
De feedback die we van de deelnemende zorgaanbieders ontvingen, hebben we verwerkt in nieuwe 0.5-versie van de afsprakenset. We nemen de feedback ook mee in de proefimplementatie, die in oktober zal starten. Bij deze proefimplementaties gaan we samen met een aantal zorgaanbieders en zorgkantoren de komende periode leren en ervaring opdoen met de 0.5-versie van de afsprakenset. Zo krijgen we inzicht in hoeverre de ontwikkelde ondersteuningsmiddelen voor de implementatie van KIK-V volstaan.
Quotes van zorgaanbieders
Sjaak van der Linden, adviseur Kwaliteit en Veiligheid bij Zorgcirkel, nam deel aan zowel de praktijktoets over personeelssamenstelling, als over de indicatoren voor basisveiligheid:
“We hebben intensieve maar leuke gesprekken gevoerd over de definiëring van de gegevens en de haalbaarheid van de afspraken. In een positief kritische sfeer bespraken we de uitdagingen die we tegenkomen en hoe we naar een oplossing kunnen werken. Er werd goed geluisterd naar onze input en inzichten. Bijkomend positief effect was dat we door deze gesprekken ook zelf gedwongen werden onze eigen processen kritisch onder de loep te nemen.”
Staffunctionaris Lei Cremers van Zuyderland Zorgcentra:
“De (online) gesprekken tijdens de praktijktoets dwongen ons als organisatie na te denken hoe we de gegevens het beste kunnen ophalen en opslaan, zodat ze later op gestructureerde wijze uit het systeem gehaald kunnen worden. In de ouderenzorg worden nu nog veel gegevens in tekst in de dossiers genoteerd, maar dan zijn ze later niet meer makkelijk te achterhalen. De KIK-V-methode biedt hiervoor een oplossing, maar dat vergt wel aanpassingen in systemen en werkwijzen. Daar zetten wij ons graag voor in, zodat wij straks ook volgens de KIK-V-methode kunnen werken.”